Kirjanpitoaineisto ja sen säilytys on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee kaikkia yrityksiä. On tärkeää ymmärtää, kuinka kauan eri kirjanpitoaineistoja tulee säilyttää ja miten tämä tehdään turvallisesti. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeiset asiat kirjanpitoaineiston säilytyksestä ja annamme käytännön vinkkejä sen toteuttamiseen.

Kirjanpitoaineiston säilytysajat

Kirjanpitolain mukaan yrityksen tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä. Lisäksi tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

On tärkeää tarkistaa kirjanpitoaineiston säilytysaika ja tavat vuosittain, erityisesti tilinpäätöksen yhteydessä.

Erityistapaukset ja poikkeukset

  • Kiinteistöinvestoinnit: ALV-lainsäädännön mukaan kiinteistöinvestoinnin kirjanpitoaineiston säilytysaika on 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkastuskausi on alkanut.
  • Hankerahoitukset ja avustukset: Näihin liittyy usein erityisiä arkistointivaatimuksia, jotka on tarkasteltava ja toteutettava hankekohtaisesti.

Sähköinen arkistointi

Nykyinen kirjanpitolainsäädäntö mahdollistaa paperittoman, sähköisessä muodossa tapahtuvan arkistoinnin sekä dokumenttien sähköisen allekirjoittamisen. Näihin molempiin ratkaisuihin liittyy teknisiä vaatimuksia, jotka on huomioitava lakisääteisen arkistoinnin toteutuksessa.

  • Valitse taloushallinnon järjestelmäratkaisu, joka tukee sähköistä arkistointia.
  • Varmista, että järjestelmä täyttää lakisääteiset vaatimukset, kuten audit trailin eli aukottoman kirjausketjun osalta.
  • Huolehdi, että aineistokopioinnit on tehty asianmukaisesti ja että ne ovat vaikeuksitta saatavilla myöhempien tarkastelujen yhteydessä.

Vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä

Vastuu lakisääteisen arkistoinnin toteuttamisesta ja säilytyksestä on kirjanpitovelvollisella eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla. Yrityksen toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä on huolehdittava siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään määräaikoja noudattaen asianmukaisesti.

Kirjanpitovelvollinen voi ulkoistaa aineistojen pysyvän säilyttämisen myös ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, mutta vastuu toteutuksesta ja säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella.

Käytännön vinkkejä kirjanpitoaineiston säilytykseen

  • Pidä kirjanpitoaineiston säilytysaika ja tavat ajan tasalla ja dokumentoi ne vuosittain.
  • Varmista, että vain henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät arkistoihin.
  • Valitse sopivat välineet ja työkalut aineistojen taltiointiin, jotta tieto ei ole muutettavissa.
  • Huolehdi tietovälineiden ja laitteiden käytettävyydestä koko lakisääteisen arkistointiajan.

Lisätietoa ja apua kirjanpitoaineiston säilytykseen

Kirjanpitoaineiston säilytys on monimutkainen ja tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Me autamme yrityksiä varmistamaan, että kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät ja että kirjanpitoaineisto säilytetään turvallisesti ja asianmukaisesti. Ota yhteyttä, jos tarvitset apua kirjanpitoaineiston säilytyksessä tai muissa taloushallinnon kysymyksissä.