Rakkaudessa ryppyjä nykyisen tilitoimiston kanssa? Me jeesataan sut läpi vaihtoprosessin!

Olipa kyse pienestä start-upista, keskisuuresta yrityksestä tai suuresta yrityksestä, oikean tilitoimiston valinta on elintärkeää yrityksen menestyksen kannalta. Yrityksen alkutaipaleella hinta voi olla merkittävin valintakriteeri, mutta kasvun myötä tärkeämmäksi nousee tilitoimiston asiakaspalvelu, asiantuntemus (tällä voi säästää pitkän pennin) ja aikatauluissa pysyminen.

Viisi syytä, miksi tilitoimisto päädytään vaihtamaan

Tilitoimiston vaihtamisen yleisimpiin syihin kuuluvat:

1. Heikko palvelu ja viivästymiset: Jos nykyinen tilitoimistosi ei vastaa tiedusteluihisi ajoissa tai pahimmassa tapauksessa pitää radiohiljaisuutta, on aika vaihtaa! Viivästymiset ovat myös yleisiä. Pahimmassa tapauksessa viivästykset ja jälkeenjäänyt kirjanpito voi vaarantaa yrityksesi päätöksenteon ja kasvun.

2. Korkea tai epäselvä hinnoittelu, vähäinen lisäarvo: Laskulla on jatkuvasti lisärivejä, joita ei juuri selitetä. Jokainen homma tuntuu kirjautuvan ”lisätyön” alle – mikä oikein kuuluikaan siihen peruspakettiin? Alalla on tyypillistä markkinoida superhalpoja aloitushintoja, mutta todellisuudessa hintalappu onkin huomattavasti korkeampi. Esimerkiksi tuntityönä koostettu tilinpäätös ei ole aina asiakkaan edun mukainen. Kirjanpitäjä voi jättää kuukausihinnoitellun kirjanpidon aivan retuperälleen ja fiksata asian vasta tilinpäätöstä tehdessään – tuntihinnalla tietty. Tämän takia Moneybeellä olemme päätyneet kiinteään, liikevaihtoon sidottuun laskutusmalliin. Kiinteä hintamme sisältää myös tilinpäätöstyöt!

Testaa laskurillamme, millaisen hinnan saisit meiltä >>

3. Epäluotettavuus ja virheet: Tilitoimistosi vastuulla on yrityksesi talouden terveyden ylläpitäminen. Jos havaitset jatkuvaa virheiden tai epätarkkuuksien esiintymistä, niin tämä on todellakin red flag!

4. Skaalautumisen tarve: Kun yrityksesi kasvaa, tarvitset tilitoimiston, joka pystyy joustamaan sekä mukautumaan liiketoimintasi laajenemiseen. Etenkin jos toiveissa on yrityskauppa, tilitoimistolla pitää olla draivia ja asiantuntemusta due diligance -prosessiin.

5. Tarve vaihtaa kirjanpito-ohjelmistoa tai automatisoida: Moni tilitoimisto huutelee olevansa ”sähköinen” – oikeasti moderni yritys ei edes käyttäisi noin vanhentunutta sanaa. Moni tilitoimisto myös jättää käyttämättä kirjanpito-ohjelmistojen automaatiomahdollisuuksia, sillä manuaalisesti tekemällä asiakkaalta voidaan laskuttaa tuntihintaa työstä. Ei mitään järkeä! Vaadi siis, että tilitoimistosi hyödyntää automaatiota kokonaisvaltaisesti. Parhaimmillaan automaatio mm. tarkastaa työn jälkeä minimoiden virhemarginaalin. Moneybeella teemme yhteistyötä automaatioyritys Moretimen kanssa. Kirjanpito-ohjelmistoina käytämme Fennoaa, Netvisoria sekä Procountoria.

Mitä tilitoimiston vaihtaminen sitten vaatii?

Tilitoimiston vaihtaminen voi ajatuksena tuntua vaivalloiselta, mutta on usein yllättävän helppo ja kevyt prosessi:

1. Irtisano nykyinen sopimus ja kilpailuta uusi tilitoimisto
Yleensä tilitoimistojen irtisanomisaika on muutamia kuukausia eli irtisano sopimus mahdollisimman pian. Uutta tilitoimistoa voit lähteä kyselemään lähipiiristä – huomioi kuitenkin, että yleensä tasokkaat tilitoimistot ovat erikoistuneet tiettyyn kohderyhmään eli ystävän suositus ei välttämättä ole juuri sinun yrityksellesi sopiva. Esimerkiksi Moneybeella olemme erikoistuneet kasvuhaluisiin osakeyhtiöihin, emmekä palvele esimerkiksi toiminimiä. Erikoistuminen on hyvä merkki, sillä se antaa indikaation asiantuntijuudesta! Tilitoimiston kilpailuttamiseen suosittelemme esimerkiksi Talouskuutiota.Mikäli haluat Moneybeelta suoraan tarjouksen, kokeile laskuriamme >>

2. Sopimuksen teko: Tilitoimisto toimittaa sinulle tarjouksen ja sopimuksen, jonka jälkeen voidaan edetä. Moneybee haluaa olla tässäkin nopein palveluntarjoaja. Laskuristamme saat suoraan sopimuksen allekirjoitettavaksi! Sopimuksen teon jälkeen pidetään starttipalaveri, missä käydään käytännöt ja yhteistyömalli läpi.

3. Kirjanpito-ohjelman siirto uudelle tilitoimistolle tai kirjanpitoaineiston siirto uuteen järjestelmään: Mikäli pysyt vanhassa järjestelmässäsi, siirto on superhelppoa! Mikäli taas haluat vaihtaa järjestelmää, tilitoimiston vaihdos on siihen otollinen hetki.

Moneybeellä tarjoamme maksuttoman kirjanpidon aineiston siirron uuteen järjestelmään!

 

Tilitoimistojen vertailu: Hinnat ja palvelut

Kun olet päättänyt vaihtaa tilitoimistoa, vertailu on olennainen osa prosessia. Tässä muutamia tipsejä tilitoimistojen hintojen ja palveluiden vertailemiseen:

1. Palveluiden kattavuus: Tutki tarkasti, mitä palveluita tilitoimistot tarjoavat. Ovatko ne juuri niitä, joita yrityksesi tarvitsee? Moni pärjää pelkällä peruskirjanpidolla, mutta usea yritys haluaa myös ulkoistaa palkanlaskennan sekä osto- ja myyntireskontran. Esimerkiksi raportit saa suoraan kirjanpito-ohjelmasta (ainakin hyvästä sellaisesta!) eli niistä on turha maksaa ekstraa.

2. Hinta ja kustannukset: Vertaile hintoja eri tilitoimistojen välillä, mutta älä unohda ottaa huomioon palveluiden laatua. Joskus hieman korkeampi hinta voi tarkoittaa parempaa palvelua, asiantuntemusta ja säästöjä pitkällä aikavälillä.Tutki myös onko kirjanpidon hinnassa huomioitu tilinpäätös tai veroilmoitukset ja kuinka paljon neuvontaa paketti sisältää? Monella tilitoimistolla on tapana esittää edullinen ”alkaen” -hinta ja yhtäkkiä lisäkuluja alkaakin kasautua ties mistä. Hintoja on usein siis suoraan vaikea vertailla, sillä moni paketti sisältää vain minimin.

3. Asiakaskokemukset: Arvostelut ja suositukset merkkaavat aina, mutta huomioi, että suosittelijan yritys voi toimia aivan täysin eri alalla tai arvostaa eri asioita kuin sinä. Etsi siis omalle yrityksellesi täydellinen match!

4. Teknologia ja innovaatiot: Moderni tilitoimisto hyödyntää teknologiaa helpottaakseen taloushallinnon prosesseja. Esimerkiksi kirjanpito-ohjelmien sisäiset automaatiot, ohjelmistorobotiikka sekä rajapintoja hyödyntävä pilviautomaatio on hyvä olla käytössä. Moneybee käyttää Microsoft Power Automatea automatisoinneissaan. Automaation tehtävänä on tarkastaa, täsmäyttää ja parantaa prosessien laatua – me haluamme pitää virheet minimissä!

Yhteenvetona voidaan todeta, että tilitoimiston vaihtaminen on tarpeen, jos nykyinen tilitoimistosi ei vastaa tarpeitasi tai tarjoa riittävää lisäarvoa. Älä tyydy lahnaan palveluun!

Mikäli kiinnostuit Moneybeesta, älä epäröi laittaa viestiä tai pirauttaa!